Загальний відділ виконавчого комітету Запорізької міської ради

Контакти

69105, м. Запоріжжя, просп. Соборний, 206

224-69-19
233-53-14 (факс)
224-69-18 (cектор з реєстраціїі та обробки кореспонденції)

Графік роботи

пн – чт: 09.00-18.00,
пт: 09.00-16.45,
перерва: 13.00-13.45)

(на період дії карантину:
пн – чт: 08.00-17.00,
пт: 08.00-15.45,
перерва: 12.00-12.45)

Завдання відділу

  • забезпечення єдиної системи роботи з документами, спрямованої на чітку організацію діловодства виконавчого комітету міської ради, здійснення контролю за виконанням документів;
  • організаційно-технічне та господарське обслуговування міської ради і виконавчого комітету міської ради;
  • утримання і належна експлуатація будівель, що знаходяться на балансі виконавчого комітету міської ради;
  • організація роботи щодо закупівель товарів, робіт і послуг для потреб виконавчого комітету міської ради та на потреби, де за рішенням міської ради головним розпорядником коштів є виконавчий комітет міської ради;
  • забезпечення дотримання вимог законодавства з питань правової охорони комп’ютерних програм під час їх придбання, встановлення, використання, обліку та інвентаризації в апараті міської ради та її виконавчому комітеті.

                                                                                          ЗАТВЕРДЖЕНО
                                                                                          Рішення виконавчого
                                                                                          комітету міської ради
                                                                                          від 05.07.2010  № 315

                                                                                          зі змінами, внесеними
                                                                                          рішенням виконавчого
                                                                                          комітету міської ради
                                                                                          від 23.06.2011 № 302

 

 

 

ПОЛОЖЕННЯ
про загальний відділ виконавчого
комітету Запорізької міської ради

 

1. Загальні положення

1.1. Загальний відділ виконавчого комітету Запорізької міської ради (далі відділ) є структурним підрозділом виконавчого комітету Запорізької міської ради. Питання щодо створення, реорганізації, ліквідації відділу вирішуються виконавчим комітетом Запорізької міської ради. Положення про відділ затверджується виконавчим комітетом Запорізької міської ради.

1.2. Відділ безпосередньо підпорядковується керуючому справами виконавчого комітету міської ради.

1.3. Відділ у своїй діяльності керується Конституцією і законами України, постановами Верховної Ради України, указами і розпорядженнями Президента України, постановами і розпорядженнями Кабінету Міністрів України, розпорядженнями голови обласної державної адміністрації, рішеннями  міської ради та її виконавчого комітету, розпорядженнями міського голови, цим положенням та іншими нормативними актами. З питань організації роботи по охороні праці відділ керується законодавством про працю, нормативними актами про охорону праці.

 

2. Завдання відділу

2.1. Забезпечення єдиної системи роботи з документами, спрямованої на чітку організацію діловодства виконавчого комітету міської ради, здійснення контролю за виконанням документів.

2.2. Організаційно-технічне та господарське обслуговування міської ради і виконавчого комітету міської ради.

2.3. Утримання і належна експлуатація будівель, що знаходяться на балансі виконавчого комітету міської ради.

2.4. Організація роботи щодо закупівель товарів, робіт і послуг для потреб виконавчого комітету міської ради та на потреби, де за рішенням міської ради головним розпорядником коштів є виконавчий комітет міської ради.

2.5. Забезпечення дотримання вимог законодавства з питань правової охорони комп’ютерних програм під час їх придбання, встановлення, використання, обліку та інвентаризації в апараті міької ради та її виконавчому комітеті.

 

3. Функції відділу

3.1. Прийом, реєстрація, облік, передача за призначенням, зберігання, оперативний пошук документів, надання інформації стосовно їх проходження, відправлення кореспонденції.

3.2. Забезпечення контролю за термінами виконання актів органів вищої державної влади, інших службових документів. Систематичне інформування керівництва виконавчого комітету міської ради про хід їх виконання. Проведення оцінки ефективності здійснення контролю за виконанням контрольних документів та моніторингу виконавської дисципліни в структурних підрозділах виконавчого комітету міської ради та її виконавчих органів міської ради.

3.3. Здійснення контролю за забезпеченням підготовки проектів рішень виконавчого комітету міської ради, розпоряджень міського голови згідно з встановленими вимогами.

3.4. Ведення, оформлення, облік і зберігання протягом установленого терміну протоколів засідань виконавчого комітету міської ради, розпоряджень міського голови.

3.5. Друкування, реєстрація та копіювання рішень виконавчого комітету міської ради, розпоряджень міського голови, своєчасне доведення їх за призначенням. Видача копій рішень виконавчого комітету міської ради та розпоряджень міського голови згідно регламенту роботи виконавчого комітету міської ради.

3.6. Друкування та копіювання рішень міської ради, своєчасне доведення їх за призначенням, друкування протоколів (стенограм) засідань міської ради.

3.7. Забезпечення обліку бланків листів міської ради, виконавчого комітету міської ради і контроль щодо їх використання.

3.8. Забезпечення спільно з іншими відділами виконавчого комітету міської ради організаційно-технічної підготовки засідань міської ради, виконавчого комітету міської ради, а також нарад та інших заходів, що ними проводяться.

3.9. Складання зведеної номенклатури справ виконавчого комітету міської ради, участь у проведенні експертизи наукової та практичної цінності документів при їх відборі на державне зберігання.

3.10. Забезпечення контролю за правильністю формування і зберігання справ, що підлягають здачі в архів.

3.11. Забезпечення культури діловодства, запровадження наукової організації праці і засобів організаційної техніки у виконавчому комітеті міської ради, сприяння підвищенню ділової кваліфікації працівників діловодних служб виконавчих органів Запорізької міської ради, підрозділів виконавчого комітету міської ради.

3.12. Здійснення контролю щодо правильного користування документами виконавчого комітету міської ради, підготовка довідок про терміни виконання службових документів, інформацій з питань діловодства.

3.13. Перевірка, за дорученням керівництва виконавчого комітету міської ради, в виконавчих органах Запорізької міської ради, підрозділах виконавчого комітету міської ради стану організації діловодства і контролю щодо виконання актів вищих державних органів, рішень виконавчого комітету міської ради, розпоряджень міського голови та інших службових документів.

3.14. Вивчення досвіду роботи служб діловодства в виконавчих органах Запорізької міської ради, надання їм методичної допомоги щодо удосконалення форм і методів роботи з документами.

3.15. Забезпечення цілодобової роботи служби «15-80» виконкому міської ради.

3.16. Проведення робіт з охорони праці та пожежної безпеки в апараті міської ради та її виконавчому комітеті.

3.17. Забезпечення господарського обслуговування міської ради та її виконавчого комітету (утримання та належна експлуатація будівель, приміщень виконавчого комітету міської ради, придбання обладнання для службових приміщень, канцелярського приладдя та засобів організаційної техніки; забезпечення правильного використання та збереження матеріальних цінностей).

3.18. Розробка та видання телефонних довідників та інших посібників.

3.19. Розгляд пропозицій, заяв, скарг громадян, підготовка відповідних довідок і висновків з питань, що віднесені до компетенції відділу.

 

4. Права відділу

4.1. Перевіряти додержання вимог системи діловодства в виконавчих органах Запорізької міської ради.

4.2. Одержувати в установленому порядку від виконавчих органів Запорізької міської ради, структурних підрозділів виконавчого комітету міської ради документи, довідки, інші матеріали, необхідні для виконання покладених на відділ завдань.

4.3. Залучати за згодою керівника виконавчого органу Запорізької міської ради відповідальних працівників для розробки і здійснення заходів, які проводяться відділом відповідно до покладених на нього обов’язків.

         4.4. Брати участь у засіданнях, нарадах, які проводяться в міській раді, виконавчому комітеті міської ради при розгляді питань, що відносяться до роботи відділу.

4.5. Вносити на розгляд міському голові, керуючому справами виконкому міської ради проекти інструкцій, положень, методичних рекомендацій з питань, які відносяться до компетенції відділу.

 

5. Структура відділу

5.1. Відділ очолює начальник, який призначається на посаду і звільняється з посади міським головою у відповідності з діючим законодавством.

5.2. Структура відділу і чисельність працівників визначається штатним розписом та затверджується міським головою за поданням керуючого справами виконавчого комітету міської ради.

5.3. Працівники відділу призначаються та звільняються міським головою згідно з чинним законодавством.

 

6. Відповідальність відділу

Начальник і працівники відділу несуть дисциплінарну відповідальність за невиконання, несвоєчасне або неналежне виконання функцій, покладених на відділ в межах і порядку, визначених чинним законодавством та посадовими інструкціями.


Пєтухова
Наталя Григорівна
Посада
начальник загального відділу виконавчого комітету Запорізької міської ради