Про стан роботи зі зверненнями
громадян в управлінні з питань
земельних відносин міської ради
Керуючись Законами України «Про місцеве самоврядування в Україні», «Про звернення громадян», Указом Президента України від 07.02.2008 №109/2008 «Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування», розглянувши доповідну записку «Про стан роботи зі зверненнями громадян в управлінні з питань земельних відносин Запорізької міської ради», виконавчий комітет Запорізької міської ради
ВИРІШИВ:
1. Доповідну записку про стан роботи зі зверненнями громадян в управлінні з питань земельних відносин Запорізької міської ради прийняти до відома (додається).
2. Відзначити достатній рівень в організації роботи зі зверненнями громадян в управлінні з питань земельних відносин Запорізької міської ради.
3. Управлінню з питань земельних відносин Запорізької міської ради:
3.1. Взяти під особистий контроль якість підготовки відповідей за зверненнями громадян. Не допускати надання неоднозначних, необґрунтованих або некоректних відповідей.
3.2. Приділяти особливу увагу вирішенню проблем, з якими звертаються ветерани війни та праці, інваліди, учасники бойових дій, учасники АТО та інші соціально незахищені категорії громадян.
4. Контроль за виконанням даного рішення покласти на заступника міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради Гладченка С.М.
Перший заступник міського
голови з питань діяльності
виконавчих органів ради Д.О.Свіркін
ДОПОВІДНА ЗАПИСКА
про стан роботи зі зверненнями громадян в
управлінні з питань земельних відносин Запорізької міської ради
Організація роботи з розгляду усних та письмових звернень громадян є одним із пріоритетних напрямків діяльності управління з питань земельних відносин Запорізької міської ради. В управлінні проводиться системна робота, спрямована на вдосконалення стилю, форм і методів, необхідних для реалізації конституційних прав громадян на звернення.
Протягом І півріччя 2015 року управлінням з питань земельних відносин Запорізької міської ради здійснено низку організаційно-управлінських заходів з виконання вимог Закону України «Про звернення громадян», Указу Президента України від 07.02.2008 № 109/2008 «Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування», інших нормативних актів України, розпоряджень голови обласної державної адміністрації, розпоряджень міського голови.
В управлінні наявні в електронному вигляді та роздруковані нормативно-правові акти, які деталізують роботу з розгляду звернень громадян (текст Закону України «Про звернення громадян», Указу Президента України від 07.02.2008 № 109/2008 «Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування»), методичні матеріали, розроблені відділом по роботі зі зверненнями громадян виконавчого комітету Запорізької міської ради тощо.
В посадових інструкціях відповідальних працівників сектору діловодства та контролю визначені завдання та обов’язки, пов’язані з організацією роботи із розгляду письмових звернень громадян та організації особистого прийому громадян. В посадовій інструкції начальника управління та заступника начальника управління визначені завдання, пов’язані із розглядом ними звернень, скарг, заяв громадян, здійснення особистого прийому громадян. Всі працівники управління ознайомлені з посадовими інструкціями та отримали екземпляр для особистого користування.
В положенні про сектор діловодства та контролю, затвердженому наказом начальника управління від 01.03.2011 №1 (зі змінами), прописані функції та завдання, пов’язані з організацією роботи із розгляду звернень громадян та інформаційних запитів на отриманні публічної інформації.
Наказом начальника управління від 29.03.2013 № 8р (зі змінами), «Про організацію роботи зі зверненнями громадян в управлінні»:
в управлінні визначено відповідальних осіб з ведення діловодства за зверненнями громадян, здійснення контролю за організацією розгляду письмових звернень громадян та проведення особистого прийому;
затверджено Графік проведення особистого прийому громадян керівництвом управління;
затверджено Положення про організацію та проведення особистого прийому громадян в управлінні;
затверджено Положення про порядок розгляду письмових звернень громадян в управлінні.
Також, в управлінні є затверджений начальником управління план роботи зі зверненнями громадян у 2015 році, в якому визначені відповідальні особи за проведення певних заходів та терміни їх виконання. В наявності є щоквартальні, річні звіти, відповідні аналітичні матеріали.
З метою обговорення актуальних питань роботи зі зверненнями громадян, в управлінні систематично проводяться апаратні наради-навчання за участю керівництва та працівників управління, на яких, як приклад, у І півріччі 2015 року розглядались наступні питання, пов’язані із тематикою звернень громадян: «Про результати роботи управління зі зверненнями громадян та запитами на отримання публічної інформації у 2014 році», «Про стан трудової та виконавської дисципліни в управлінні у 2014 році», «Про підсумки роботи управління зі зверненнями громадян та запитами на отримання публічної інформації протягом І півріччя 2015 року». Також, під час апаратних нарад-навчань аналізуються найбільш поширені недоліки та помилки при оформленні та підготовці відповідей на звернення громадян. Всі апаратні наради-навчання оформлюються протоколом із підписами головуючого та секретаря наради. До протоколів додаються аналітичні матеріали, довідки тощо.
Щомісячно, під час проведення консультативно-правових зустрічей з населенням міста, представники юридичної служби управління надають громадянам консультації з питань земельних відносин. За І півріччя 2015 року на консультаційно-правових зустрічах надано роз’яснення з питань землекористування 38 особам. Також, як додаткова форма проведення консультацій та особистого прийому громадян, щопонеділка та щочетверга працівниками відділу землеустрою та відділу самоврядного контролю за використанням земель проводиться особистий прийом громадян. За І півріччя 2015 року прийнято близько 300 осіб.
Взагалі, протягом звітного періоду до управління надійшло 667 письмових звернень, 70 усних звернень громадян, всього – 737. З них, від ветеранів праці - 2, від членів багатодітних сімей – 4, від інвалідів, учасників бойових дій – 10, колективних – 30, від учасників АТО – 226 звернень (кількість звернень учасників АТО у ІІ кварталі склала 146 звернень у порівнянні з 80 зверненнями у І кварталі 2015 року).
Окремо слід відзначити показник повторних звернень. Так, протягом звітного періоду до управління надійшли повторні звернення від 29 осіб, з них – 6 осіб зверталися по декілька разів. Причинами повторних звернень треба визначити:
систематичну адресацію певними заявниками до виконкому та, відповідно, до низки структурних підрозділів виконкому питань, які не входять до компетенції або управління, або виконкому міської ради;
систематичну адресацію питань, на які управлінням були надані повні роз’яснення, але вони не задовольняють заявника, тому до виконкому надходить нове звернення з питаннями, на які вже надавалась відповідь (приватним випадком можна визначити звернення заявників, у більшості своїх пенсіонерів, які не можуть чітко сформулювати свої вимоги та описують певну побутову ситуацію);
надходження до виконкому заяв, для вирішення яких потрібні певні дії або інформація від інших організацій, установ та органів державної влади, але у випадку затримання проведення цих дій, заявник знову адресує звернення на адресу виконавчого комітету міської ради.
Тематика звернень (у відсотковому показнику) наступна:
відведення нових земельних ділянок – 22%;
оформлення земельних ділянок під житловими будинками – 31%;
вирішення спірних питань землекористування – 9 %;
продовження договорів оренди земельних ділянок – 33%;
інші питання землекористування – 5%.
Діловодство за зверненнями громадян здійснюється у відповідності до вимог інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14.04.1997 № 348. Так, облік, реєстрація письмових звернень громадян відбувається окремо від загального обліку вхідної та вихідної документації управління, облік здійснюється у журналі реєстрації письмових звернень громадян, в електронній формі (алфавітному довіднику). Кожне звернення виокремлено в окрему справу, до якої підшиваються відповідні документи.
Механізм організації особистого прийому громадян в управлінні визначений в Положенні про організацію та проведення особистого прийому громадян, затвердженим наказом начальника управління від 29.03.2013 № 8р (зі змінами). Також, цим наказом затверджений графік особистого прийому громадян начальником та заступником начальника управління. З метою поширення інформації про часи прийому громадян, графік розміщено на інформаційному стенді, надано для розміщення на офіційному порталі Запорізької міської влади та у газеті «Запорозька Січ». Також, графік прийому був надісланий більшості міських ліцензійних організацій, які мають право на виконання землевпорядних та геодезичних робіт. За результатами особистого прийому керівники управління заносять відповідні записи до журналів особистого прийому, в яких фіксуються дані заявника, суть питання та реагування посадової особи щодо вирішення поставленого питання. Графік прийому дотримується. Прийом не проводиться лише у випадках тимчасової непрацездатності або перебування посадової особи у відпустці, про що вноситься відповідний запис до журналу особистого прийому.
Протягом І півріччя 2015 року начальником управління Сколибог Ю.О. було проведено 19 особистих прийомів та прийнято 63 громадянина, заступником начальника управління Луцик Т.В. з моменту призначення на посаду у квітні 2015 року було проведено 7 особистих прийомів та прийнято 7 громадян, яким надані роз’ясненні по суті поставлених питань.
З метою дотримання термінів розгляду звернень громадян сектором діловодства та контролю готуються письмові нагадування, в яких виконавцям доводиться інформація щодо терміну контролю підготовки відповіді. Також, з метою навчання новопризначених працівників управління, які відповідають на письмові звернення громадян, в управлінні застосовується деякі елементи системи управління якістю за стандартами ДСТУ ISO 9001:2001. Так, наприклад, створена методика процесу «Розгляд звернень громадян», в якій деталізовано кожну дію виконавця в процесі розгляду звернень, описано терміни й види документів, які мають бути створеними під час цього процесу.
Аналітична робота в управлінні з питань розгляду звернень громадян відбувається за декількома напрямками. Це підготовка щоквартальної статистичної звітної інформації про кількісні показники розгляду звернень у порівнянні з аналогічним періодом минулого року. Також, щоквартально сектором діловодства та контролю управління готується моніторинг стану дотримання вимог Закону України «Про звернення громадян» в управлінні з питань земельних відносин Запорізької міської ради. Питання аналізу тематики звернень, кількості повторних звернень, реагування на поставлені питання розглядаються під час апаратних нарад-навчань в управлінні.
Начальник управління з питань
земельних відносин
Запорізької міської ради Ю.О. Сколибог
